Deserved · agenturní workspace · interní

ClickUp Workflow Redesign Náhrada Basecampu — centrální task hub pro agenturu

workspace 90152442835 mj@deserved.cz v2 implementováno · pending UI kroky ⚠ NE osobní liveOS (90152210343)

Proč to děláme

Basecamp je nepřehledný — chybí subtasky, opakující se úkoly a různé typy zobrazení (board / kalendář / workload).
Cíl: ClickUp jako jeden centrální hub pro celou klientskou agendu, standardizovaný napříč klienty.
Rychlá operativa odděleně do Google Chatu, na úkoly ClickUp — žádné míchání.

tým 7 lidí 2× PM 2× PPC 2× META 1× asistentka 10–20 klientů

Hierarchie

Jedna šablona klienta → klonuje se pro každého nového klienta

▸ Workspace: Deserved 90152442835
  └─ Space: KLIENTI 901510444310
      ├─ [ statusy + custom fields + týmové views — Space level ]
      └─ Folder: — ŠABLONA KLIENT — 901515005396
          ├─ List: PPC (Google Ads)
          ├─ List: META Ads
          ├─ List: Analytika & Reporting
          └─ List: Ostatní (web, kreativy, ad hoc)

Naming přes em-dash — ŠABLONA KLIENT — řadí šablonu abecedně nahoru a vizuálně ji odliší od reálných klientů. Nový klient = Create from Template.

6 statusů

State-based („v jakém stavu task je") — ne časové fronty

to do→ in progress→ review→ complete

↘waiting čekáme na input (klient / 3. strana)

↘on hold odloženo z naší strany (priorita, kapacity)

to doopen · Zadáno, nikdo nezačal

in progressNěkdo aktivně dělá

reviewinterní QA před odesláním klientovi — ne klientské schvalování

waitingČekáme na input zvenčí (klient / 3. strana)

on holdOdloženo z naší strany (priorita, kapacity)

completeclosed · Hotovo a odbavené

Proč ne tvůj osobní 8-set? liveOS = sólo, time-based („kdy to udělám"). Deserved = tým, state-based („v jakém stavu task je"). „Dnes / tento týden" v týmu nepatří do statusu, ale do filtru ve view. Agentura navíc potřebuje review (interní QA), který sólo workflow nemá.

8 custom fields

Space-level → propíšou se do každého klienta

Field	Typ	Hodnoty / poznámka
Priorita	Priority · native	Urgent / High / Normal / Low
Typ práce	Dropdown	PPC optimalizace / Reporting / Kreativa / Strategie / Admin / Ad hoc
Platforma	Dropdown	Google Ads / META / Sklik / Analytics / Web / Jiné
Klient review	Dropdown	N/A / Posláno / Schváleno / Vráceno k úpravě
Time Estimate	native	Odhad času (hodiny / minuty) — nativní, ne custom
Poznámky pro klienta	Long text	Co je třeba klientovi komunikovat
Interní poznámky	Long text	Interní kontext — klient nevidí
Deadline klient	Date	Externí deadline vůči klientovi — odlišený od interního Due Date

Nativní (ne custom): Due DateAssigneeTime EstimateRecurring · Time Tracking = vypnuto (běží jinde)

Recurring & views

Co se opakuje automaticky a jak se na to tým dívá

🔁 Recurring — jen měsíční report

V šabloně jen univerzální opakování platné pro všechny klienty. Týdenní kadence se liší podle spendu → nastavuje se ručně per klient.

Měsíční report — PPC část

List PPC · 1. v měsíci → deadline 10.

Měsíční report — META část

List META · 1. v měsíci → deadline 10.

Měsíční report — kompilace + odeslání

List Analytika · sumarizuje PPC+META, pošle klientovi

👁 4 views na start

Folder · dědí se do klienta

Klient overview

Vše ve folderu, seskupeno podle statusu, řazeno dle Due Date

Space · napříč klienty

Můj den

Moje tasky na dnes/zítra + urgentní, seskupeno dle priority

Space · napříč klienty

Týdenní přehled týmu

Tento týden, seskupeno podle člověka

Space · napříč klienty

Blocked / Waiting

Co stojí (waiting / on hold), seskupeno dle klienta

Klíčová rozhodnutí

Proč to vypadá takhle a ne jinak

Klientské schvalování = field, ne status

Řeší custom field Klient review. Status review zůstává čistě pro interní QA — dvě různé věci se nemíchají do jednoho řetězce.

State-based statusy, ne časové fronty

Tým potřebuje vědět v jakém stavu task je. „Kdy to udělám" patří do filtru view (Můj den), ne do statusu.

Tagy zatím odložené

Start bez tagů. Zavedou se až ucítíš potřebu filtrovat napříč hierarchií (kandidáti: klient-eskalace, quick-win, risk…).

Field „Klient" zachován

I když folder = klient. Důvod: u multi-brand entit (BMRC, GSklub) segmentuje brandy uvnitř folderu (BMRC | Bomma, BMRC | ruckl e-shop…).

Time Estimate ano, Time Tracking ne

Odhad času se hodí pro plánování. Reálné trackování času běží jinde, v ClickUpu vypnuté.

Mimo scope této fáze

Záměrně odloženo na „nad fungujícím základem" — viz tab Co musím nastavit → další fáze: Make.com scénáře · Google Chat segmentace · Interní space · Šablony space · pozvání týmu · reální klienti.

~65 %

hotovo

Struktura naimplementovaná přes ClickUp API

Kostra šablony stojí — Space, 4 listy, statusy, custom fields, base tasky i views existují. Zbývá ~6 manuálních doklikání v UI (věci, které API neumí: recurrence, filtry views, mazání fieldů, Save as Template). Detail ve třetím tabu.

✓

Hotovo přes API

Provedeno 2026-05-03

✓6 custom statusů na Space (to do · in progress · review · waiting · on hold · complete)ty v UI

✓Folder — ŠABLONA KLIENT — se 4 listy (původní 5. list „Kreativy & Schvalování" smazán)API

✓Fieldy Klient review + Deadline klient na všech 4 listechAPI

✓3 monthly report base tasky (PPC · META · Analytika)API · bez recurrence

✓4 views (Klient overview · Můj den · Týdenní · Blocked)API · bez filtrů

✓Reset PPC listu (dědil staré statusy) + úklid 3 historických template taskůAPI

⚠ Pozor na stáří záznamu

Tento stav je zaznamenaný k 2026-05-03. Dnes je 2026-06-14 (~6 týdnů) a v logu není žádný posun — je možné, že už jsi něco z manuálních kroků doklikal a já o tom nevím. Doporučení: než navážeš, nech mě ověřit živý stav přímo v ClickUpu (read-only přes API), ať nestavíš na starých datech.

Manuální kroky v UI

Dokončení šablony — věci, které ClickUp API neumí

0 / 6 hotovoodškrtnuté se ukládají v prohlížeči

1 · Smazat 2 zbylé fieldy

API neumí mazat fields — zůstaly dva navíc.

Co a jak Smaž _TEST_API_FIELD (na listu PPC — můj testovací artefakt) a projekt (na listu META — duplicita).

V listu klikni na hlavičku sloupce
Edit field → Delete
Smaže se napříč všemi listy, kde je

2 · Zapnout recurrence na 3 monthly report tascích

Base tasky existují, ale opakování API nenastaví.

Co a jak U tasků Měsíční report — PPC / META / kompilace nastav opakování:

Otevři task → ikona opakování ⟳ clock-arrow v hlavičce
Vyber Monthly → den 1, due day 10
Ulož

3 · Doladit filtry 3 views

Views existují s grouping+sort, ale filtry přidává jen UI.

Filtry k doplnění

Můj den: Assignee = me AND (Due = Today/Tomorrow OR Priority = Urgent/High)
Týdenní přehled: Due Date = This Week
Blocked / Waiting: Status IN [waiting, on hold]

Postup: ve view → ikona Filter → Add condition → ulož. (Klient overview je bez filtru, OK.)

4 · Save folder jako Template

Tohle ze šablony udělá klonovatelný základ pro každého klienta.

Co a jak

Pravý klik na folder — ŠABLONA KLIENT — v sidebaru
Templates → Save as Template
Název Šablona klient · Include: zaškrtni vše (lists, tasks, fields, views, statuses)
Sharing: This Workspace → Save

5 · Test duplikace doporučeno

Ověření, že se vše správně dědí — než pozveš tým.

Co a jak

Z šablony Use Template → pojmenuj [TEST] Klient
Zkontroluj: 4 listy · 6 zděděných statusů · custom fields · 3 monthly tasky s recurrence · view Klient overview
Pokud OK → smaž [TEST] Klient. Pokud něco chybí → doplň v šabloně a Save as Template znovu.

6 · Rozhodnout o fieldu „Schvalování kreativ" volitelné

Historický field jen na PPC listu, překrývá se s novým „Klient review".

Moje doporučení: varianta B Smazat Schvalování kreativ a používat všude jen generický Klient review — méně clutteru, méně rozhodování per task.

Další fáze — až bude šablona hotová

Doporučené pořadí: základ first, automatizace navrch

Naplnit reálnými klienty

Duplikovat šablonu pro existující klienty a doplnit hodnoty fieldu „Klient".

BMRCGSklub+ ostatní

Interní space

4 listy pro agenturní agendu mimo klienty.

Procesy & DokumentaceNástroje & IntegraceMarketing DeservedHR & Tým

Onboarding týmu

Pozvat 7 členů + jednoduchý rozhodovací strom „kam to patří".

6 Make.com scénářů

Automatizace nad fungujícím základem.

Gmail→ClickUpBlocked notifTýdenní briefOnboardingDeadline eskalaceDeadline→Calendar

Google Chat segmentace

5 spaces pro rychlou operativu (ne space per klient).

generalklienti-operativappcmetanastroje-a-procesy

Pořadí a → b → e → c → d: nejdřív naplnit a rozjet se na reálných taskách, pak tým, a teprve nad fungujícím základem stavět automatizace. Make + Chat jsou „nice to have", ne základ.

Chráněný přehled

Proč to děláme

Hierarchie

6 statusů

8 custom fields

Recurring & views

🔁 Recurring — jen měsíční report

👁 4 views na start

Klíčová rozhodnutí

Mimo scope této fáze

Struktura naimplementovaná přes ClickUp API

Hotovo přes API

⚠ Pozor na stáří záznamu

Manuální kroky v UI

1 · Smazat 2 zbylé fieldy

2 · Zapnout recurrence na 3 monthly report tascích

3 · Doladit filtry 3 views

4 · Save folder jako Template

5 · Test duplikace doporučeno

6 · Rozhodnout o fieldu „Schvalování kreativ" volitelné

Další fáze — až bude šablona hotová